Gestion des Tâches pour les Équipes#

J’étais surpris d’apprendre que beaucoup de gens préfèrent un tableur à un logiciel de gestion de projet. Pourquoi ? Parce que c’est plus simple. Eh bien, je suis d’accord ! Depuis l’année dernière, nous utilisons Grist en interne pour gérer les projets et les tâches au sein de Grist Labs. C’est d’une simplicité déconcertante, et cela fonctionne parfaitement pour nous.

Notre Flux de Travail#

Nous avons une petite équipe et des réunions régulières programmées. Les objectifs de ces réunions sont de passer en revue tout le travail qui a été assigné et de finir avec une liste de nouvelles tâches. Après la réunion, chacun peut voir exactement ce qu’on attend de lui pour la prochaine fois.

Vous pouvez explorer l’exemple sur https://public.getgrist.com/hik1whAV5snj/Task-Management/m/fork.

Structure#

La structure est simple. Il y a trois tables :

• People, c’est-à-dire les membres de l’équipe,
• Check-Ins, identifiés par date,
• Tasks, chacune associée à une personne et à un check-in.

Nous avons une “personne” spéciale nommée “Backlog”. C’est notre façon d’enregistrer les tâches qui ne sont pas encore assignées à quelqu’un.

Mes Tâches#

La page appelée Main montre tous les check-ins, ordonnés avec le plus récent en haut. Lorsque celui-ci est sélectionné, la table TASKS montre toutes les tâches actuellement assignées, triées par personne. C’est là que je regarde pour me rappeler ce qui est à faire ensuite, et pour avoir le plaisir de cocher une tâche comme terminée dès que je l’ai terminée.

Check-ins#

De nos jours, tout le monde travaille à distance, donc les check-ins se font via Zoom. Tout le monde ouvre le document Grist “Check-Ins”, et une personne se charge de faire les mises à jour et partage son écran pour que les autres puissent suivre.

Tout d’abord, créez un enregistrement pour le check-in d’aujourd’hui : cliquez dans la table CHECK_INS, et appuyez sur Ctrl + = (⌘ = sur Mac) pour ajouter un nouvel enregistrement, puis Ctrl + ; (⌘ + ; sur Mac) pour insérer la date d’aujourd’hui.

Ensuite, cliquez sur la deuxième date (check-in précédent) pour passer en revue le travail précédemment assigné. C’est là que nous prenons tour à tour pour passer en revue les tâches terminées. C’est une occasion de marquer les choses comme complètes. Si une tâche n’a pas été commencée, changez la date associée à la date d’aujourd’hui – cela déplacera la tâche.

Il y a un champ pour enregistrer des notes optionnelles sur le résultat. Si une tâche n’a été que partiellement terminée, nous notons ce qui a été fait, la marquons comme complète, et créons une nouvelle tâche dans le check-in d’aujourd’hui pour le travail restant. Toutes les tâches de suivi sont également créées pour le check-in d’aujourd’hui.

À la fin, toutes les tâches encore associées au dernier check-in sont marquées comme terminées. C’est un enregistrement satisfaisant du travail de chacun !

Maintenant, cliquez sur le check-in d’aujourd’hui. Toutes les tâches qui ont été déplacées ou les tâches de suivi créées seront ici. C’est une occasion de créer et d’assigner de nouvelles tâches, et de revoir le backlog.

Backlog#

Chaque fois qu’une nouvelle tâche apparaît (par exemple un bug à corriger), n’importe qui peut l’ajouter au dernier check-in. Elle peut être assignée à une personne immédiatement, mais si ce n’est pas urgent, elle peut être assignée à “Backlog”.

Pendant le check-in, nous passons en revue les nouveaux éléments du backlog et leur attribuons une priorité : juste un numéro.

Il y a une page séparée Backlog pour voir toutes les tâches du backlog, ordonnées par priorité de la plus haute à la plus basse.

Lors de l’assignation des tâches pendant le check-in, visitez cette page pour voir s’il y a quelque chose de haute priorité qui devrait être assigné. Si quelqu’un a du temps libre, il y a généralement beaucoup de petits éléments de faible priorité qui peuvent également être pris en charge.

C’est à peu près tout. La dernière page que nous utilisons s’appelle By Person, et c’est juste une manière utile de voir toutes les tâches terminées et en attente pour une personne donnée. C’est une référence utile pour les bilans trimestriels.

Document de Gestion des Tâches#

Le document d’exemple est disponible sur https://public.getgrist.com/hik1whAV5snj/Task-Management/m/fork. Il ne semble pas plus compliqué qu’une liste de tâches, et c’est le but !

Pour commencer à l’utiliser pour vos propres tâches, ouvrez le menu Partager (), et cliquez sur “Dupliquer le Document…”. Donnez-lui un nom et cochez la case “Comme Modèle”.

Votre copie inclura alors la structure et les mises en page sans aucune des données d’exemple.

Profitez-en ! Que vos tâches soient terminées à temps !