Une table de prospects, avec des affectations#

Les permissions avancées vous permettent de contrôler comment un document partagé est utilisé, et de maintenir une séparation des rôles et des responsabilités. Dans cet exemple, nous supposons qu’un entrepreneur utilise Grist comme un outil de suivi de prospects pour les ventes et les conseillers potentiels :

Notre entrepreneur souhaite déléguer les prospects de vente à une petite équipe de freelances, et garder les conseillers potentiels privés. Ils veulent pouvoir assigner quelqu’un pour suivre un prospect simplement en écrivant ses initiales dans une colonne “Affectation”, et ne permettre à personne d’autre de changer cette affectation. Voici les règles qu’ils ont établies, que vous pouvez voir vous-même en visitant l’exemple :

Il y a trois blocs de règles. Tout d’abord, la règle pour la table des Conseillers :

• Cela restreint tout accès à la table des Conseillers au propriétaire. Nous supposons que le document est détenu par l’entrepreneur, et partagé avec d’autres en tant qu’éditeur.

Ensuite, il y a des règles pour la table des Prospects :

• Nous permettons uniquement au propriétaire de mettre à jour quoi que ce soit dans les colonnes Nom ou Affectation.
• Nous interdisons à quiconque autre que le propriétaire de supprimer une ligne de la table des Prospects.

Ensuite, il y a des règles par défaut, non spécifiques à une table :

• Nous interdisons à quiconque autre que le propriétaire de modifier la structure du document.
• Les règles restantes ici sont simplement le comportement par défaut de tout document.

Il y a aussi deux règles avancées sous forme de cases à cocher, qui seraient typiquement désactivées. Elles donnent une permission spéciale pour voir les permissions avancées et copier ce document même si normalement cela ne serait pas autorisé. Ce sont des exceptions utiles pour un document d’exemple sans information sensible.

Pour jouer avec le document, il est préférable d’en faire une copie et d’en devenir le propriétaire. Cliquez sur “Enregistrer une copie”, et placez le document dans votre espace personnel ou dans un espace d’équipe. Partagez le document avec quelqu’un d’autre en tant qu’éditeur et assurez-vous qu’ils voient ce que vous attendez.

Vous voudrez désactiver les “Règles avancées” qui vous ont permis d’inspecter l’exemple et d’en faire une copie complète :

N’oubliez pas de cliquer sur “Enregistrer” après avoir modifié les règles, afin qu’elles prennent effet.

Accès par utilisateur#

Supposons que nous voulions maintenant restreindre les prospects pour qu’ils ne soient vus que par la personne à qui ils sont assignés (ou par le propriétaire). Nous pouvons le faire de plusieurs façons. Une manière pratique est d’ajouter une table listant les membres de l’équipe, y compris leur adresse e-mail :

Une fois que nous avons une telle table, nous pouvons faire en sorte que la colonne Affectation s’y réfère. Voir https://public.getgrist.com/vuPduz2UdJDi/Lead-list-with-team/m/fork pour l’exemple complet (vous devrez en faire une copie pour obtenir un accès complet, sinon vous verrez une vue filtrée).

Nous pouvons ensuite utiliser les membres de l’équipe dans les règles, via une table de propriété d’utilisateur :

Ensuite, chaque utilisateur avec qui le document est partagé (autre que les propriétaires) verra une vue filtrée de seulement les prospects qui leur sont assignés :

Lisez notre introduction aux permissions avancées pour en savoir plus sur ce que vous pouvez faire avec les permissions avancées.