Référence et Listes de Références#

Vue d’ensemble#

Les colonnes Référence et Liste de Références dans Grist permettent à une table de créer une référence explicite à une autre. Dans le monde des bases de données, cela est similaire à une clé étrangère. Dans le monde des tableurs, cela est similaire à un VLOOKUP, mais beaucoup plus puissant et plus facile à utiliser.

Dans ce guide, nous utiliserons le terme table sous-jacente pour la table qui liste toutes les valeurs disponibles, et table de référence pour la table qui utilise ces valeurs.

Créer une nouvelle colonne de Référence#

Supposons que nous ayons un document avec deux tables, Clients et Projets. La table Clients liste nos clients - noms, contacts, dates de signature - et la table Projets liste les projets que nous réalisons pour les clients.

Il y a toutes sortes de choses que Grist peut faire pour nous si nous lui indiquons que la colonne Client dans la table Projets fait référence aux clients listés dans la table Clients. Nous pouvons le faire en convertissant la colonne Client en une “colonne de référence”. Ouvrez le panneau latéral des Options de Colonne (voir Spécifier un type) et définissez le “Type de Colonne” sur “Référence”. Ajustez l’option “Données de la Table” pour être la table correcte que vous souhaitez croiser, et l’option “Afficher la Colonne” pour correspondre à la colonne de cette table que vous souhaitez afficher. Ensuite, cliquez sur “Appliquer” lorsque vous êtes satisfait du résultat.

Dans notre exemple, vous pouvez voir des petites icônes de lien apparaître dans les cellules de la colonne Client, montrant qu’elles ont été correctement croisées avec la table Clients. Une fois le type de colonne défini, vous pouvez commencer à taper dedans ou double-cliquer pour voir une liste déroulante de toutes les valeurs disponibles.

Notez que la table Clients et la colonne Client sont liées par le type de colonne plutôt que par le nom. Elles peuvent être nommées comme vous le souhaitez.

Si vous tapez accidentellement une valeur qui n’est pas présente dans la table Clients, sa valeur sera mise en évidence comme invalide :

Ajouter des valeurs à une colonne de Référence#

Parfois, il est utile d’ajouter une nouvelle valeur à la liste déroulante sans avoir à passer à la table sous-jacente. Les colonnes de référence rendent cela facile ! Il suffit de taper la valeur que vous souhaitez ajouter et de sélectionner la valeur + dans la liste déroulante. Grist ajoutera automatiquement un nouveau record contenant cette valeur à la table sous-jacente et insérera la référence appropriée :

Convertir une colonne de Texte en Référence#

Lorsque vous travaillez avec des données existantes, il est courant d’avoir des valeurs textuelles existantes qui devraient vraiment être des valeurs de référence. Ne vous inquiétez pas, la conversion est simple ! Il suffit de changer le type de colonne en Référence et Grist trouvera et substituera automatiquement les valeurs correspondantes par des références. Si certaines valeurs ne sont pas trouvées, elles seront affichées comme invalides. Vous pouvez alors soit les ajouter à la table sous-jacente, soit sélectionner les valeurs appropriées pour elles.

Dans cet exemple, les trois premières valeurs correspondent parfaitement, mais Forest Labs est invalide car il n’existe pas dans la table Clients :

Inclure#

plusieurs champs d’une référence#

Un grand avantage des colonnes de référence est qu’elles vous permettent d’intégrer facilement plusieurs colonnes de la table sous-jacente. Dans notre exemple, si vous souhaitez intégrer $Client.Contact à la table Projets, vous pouvez simplement sélectionner la colonne Contact dans la section Ajouter des Colonnes Référencées et elle sera automatiquement ajoutée à la table Projets :

Si vous êtes à l’aise avec les formules, vous pouvez voir que la colonne ajoutée est simplement la formule =$Client.Contact. Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir le même résultat en ajoutant manuellement la colonne de formule. Vous pouvez également utiliser d’autres champs de la table Clients en référant à $Client dans les formules de la table Projets.

Notez que dans les formules, nous utilisons le nom de la colonne de référence ($Client) pour faire référence à un record lié, et non le nom de la table (qui est Clients ici). Ne laissez pas la similarité des noms dans cet exemple vous confondre.

Créer une nouvelle colonne de Liste de Références#

Jusqu’à présent, notre exemple ne traitait que des projets ayant un seul client. Supposons que nous ayons également des projets avec plusieurs clients, et que nous souhaitions maintenir des références à tous depuis la colonne Client de la table Projets.

Nous pouvons indiquer à Grist que la colonne Client contient plusieurs références en changeant son type en “Liste de Références”. Ce type de colonne peut référencer plusieurs records, et peut également être considéré comme une sélection multiple.

Ouvrez le panneau latéral des Options de Colonne (voir Spécifier un type) et définissez le “Type de Colonne” de Client sur “Liste de Références”. Grist convertira automatiquement toutes vos références existantes en listes de références. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez simplement sur “Appliquer” et la colonne Client sera prête à accepter autant de clients que vos projets en ont besoin.

Modifier les valeurs dans une colonne de Liste de Références#

Pour apporter des modifications à une cellule de Liste de Références, double-cliquez simplement sur la cellule ou appuyez sur la touche Entrée après avoir sélectionné la cellule que vous souhaitez modifier. Vous pouvez également commencer à taper après avoir sélectionné une cellule si vous souhaitez écraser tout contenu existant. Cela ouvrira un éditeur comme celui de l’exemple ci-dessous.

Comme avec les colonnes de Référence, le menu de saisie semi-automatique se remplira de suggestions au fur et à mesure que vous tapez. Si vous tapez une valeur qui n’est pas présente dans la table référencée, vous pouvez sélectionner la valeur + pour ajouter une nouvelle ligne à la table référencée avec votre valeur.

Pour supprimer des références existantes, appuyez simplement sur la touche Retour arrière, ou déplacez votre curseur sur une référence et cliquez sur l’icône X.

Vous pouvez également réorganiser les références dans l’éditeur en les faisant glisser avec votre souris.

Pour enregistrer vos modifications et fermer l’éditeur, appuyez sur Entrée ou Tabulation, ou cliquez n’importe où en dehors de l’éditeur. Pour fermer l’éditeur et annuler toutes les modifications que vous avez apportées, appuyez sur Échap.

Comprendre les colonnes de référence#

Les cellules dans une colonne de référence identifient toujours un record entier dans la table référencée. Pour plus de commodité, vous pouvez sélectionner quelle colonne de ce record afficher en définissant “AFFICHER LA COLONNE”. Cependant, la valeur de la cellule est toujours l’ID unique d’un record. De même, les Listes de Références stockent une liste d’IDs de records. Qu’est-ce que cela signifie vraiment ?

Jetons un coup d’œil au modèle Inscription aux Cours.

Dans la table Classes, la colonne Instructeur est une colonne de référence qui fait référence aux données de la table Staff. Le Nom Complet est sélectionné sous ‘Afficher la Colonne’ et est utilisé comme étiquette pour représenter le record de la table Staff qui est référencé ici.

Nous pouvons changer cette étiquette pour n’importe quelle autre valeur contenue dans le record. Changeons-la en ‘ID de Ligne’.

L’ID de ligne est ce qui est réellement stocké dans la colonne de Référence ou de Liste de Références. Avec cet ID, nous pouvons récupérer toutes les données associées à ce record.

Dans la première ligne de la table Classes, nous voyons Staff[2] comme valeur dans la colonne Instructeur. Cela représente le record dans la table Staff avec l’ID de Ligne = 2.

Nous pouvons naviguer vers la table Staff et voir quel record est assigné à l’ID de Ligne = 2.

Pour voir l’ID unique d’un record, ajoutez une nouvelle colonne avec la formule = $id.

Nous pouvons voir que la valeur dans la colonne Nom Complet pour le record avec l’ID de Ligne =2 est Dowbakin, Daniella. Si nous revenons à nos paramètres d’origine pour la colonne Instructeur de la table Classes, où Nom Complet était sélectionné sous Afficher la Colonne, nous voyons que la valeur de Nom Complet associée à Staff[2] est Dowbakin, Daniella.

Filtrer les choix de Référence dans la liste déroulante#

Lors de la saisie de données dans une colonne de référence, vous verrez une liste déroulante de toutes les valeurs disponibles à choisir. Parfois, la liste peut devenir longue et, dans certains cas, confuse. Par exemple, disons que vous suivez les changements de population dans les 1 000 villes les plus peuplées du monde. Lors de la saisie d’une ville dans la colonne de référence pour la sélection de la ville, la liste déroulante affiche toutes les 1 000 villes.

Il serait utile que la liste déroulante des choix de villes soit filtrée en fonction du pays sélectionné dans la colonne Pays.

Pour filtrer la liste déroulante d’une colonne de référence, sélectionnez la colonne de référence puis définissez une “Condition de Liste Déroulante” dans le Panneau de Création sous l’onglet “Colonne”.

Vous pouvez filtrer le choix de la liste déroulante en écrivant une condition sous forme de formule. L’attribut choice fait référence aux choix dans la liste déroulante. Dans ce cas, la formule est choice.Country == $Country.

Pourquoi cela a-t-il fonctionné ? La colonne de ville est une colonne de référence pointant vers une table Cities qui correspond aux pays et aux villes. Cette table ressemble à ceci.

La condition de formule choice.Country == $Country recherche le pays de chaque choix dans la table Cities en utilisant un lookup de référence, puis compare ces pays à la valeur entrée dans la colonne Country de la table Population Rankings.

La liste déroulante affiche maintenant uniquement les choix (c’est-à-dire les villes) dont le pays est égal au pays entré dans la colonne Country.

L’attribut choice peut également être utilisé lors de la définition des conditions de filtre de liste déroulante pour les colonnes Choice et Choice List.

Notez que parce que le filtrage des listes déroulantes de référence est écrit sous forme de formules, le filtrage peut être très flexible et granulaire. Les utilisateurs expérimentés avec les permissions avancées peuvent remarquer des similitudes dans la façon de penser à l’écriture de ces formules.